Рекомендации из подготовки и проведения мероприятий деловой программы

Мероприятия деловой программы выставки требуют отдельной большой работы из их подготовки и проведения. Особенное внимание при их организации необходимо уделить следующим вопросам:
· правильный выбор организатора (стратегия — «подтягивание» под выставку авторитетных отраслевых мероприятий)
· создание «работающего» рабочего органа (оргкомитет, рабочая группа, др.)
· разработка программы, реально соответствующей потребностям рынка и интересной специалистам
· реклама мероприятия (практика показывает, что недостаточно общей рекламы, необходимая целевая рассылка, телефонные звонки и др. способы «персональных» приглашений)
· подготовка помещений и оборудования (связь, аудиовизуальные средства, элементы оформления интерьера)
· подготовка информационных материалов для участников (программа, тезисы, информационные материалы и сувенирная продукция выставки, др.)
· обеспечение перевода (для мероприятий с международным участием) и стенограммы
· организация регистрации, обслуживание
· обработка итоговых материалов (резолюции, тезисы, рекомендации).

С каждым годом в нашей стране увеличивается количество выставок, а следовательно, начинает улучшаться и их качество. На каждой выставке организаторы пытаются как-то по своему притянуть посетителей, что приводит к созданию здоровой конкурентной атмосферы. В итоге повышается общий уровень организации и проведения такого рода мероприятий.

Неудовлетворительная степень достижения целей выставочной деятельности может быть для предприятия равносильное неудаче, однако для него это должно быть не поводом для разочарования, а стартовой площадкой для углубленного изучения причин, что ее вызывали, и условий.

При этом необходимо отметить две из наиболее распространенных ошибок, в которые впадают многие экспоненты, делая оценку своего участия в выставке, а именно:
1. Выводы делаются ими сразу же после закрытия экспозиции, так что недооценивается возможность вывода так называемых после выставочных соглашений, роль которых, особенно на выставках инвестиционных товаров, очень большая.
2. Оценка значимости выставки, в которой принимали участие эти экспоненты, осуществляется ими уже из первого участия.

Если же выбор оказался правильным и коммерческое предложение предприятия отвечало требованиям посетителей, практика показывает, что для достижения ощутимых и жизнеспособных результатов необходимо принимать участие в конкретной выставке, по крайней мере, на протяжении трех лет кряду.

Только тогда предприятие «вольется» в эту сферу маркетинга, что переживает в настоящее время значительные трансформации, связанные с широкомасштабным применением телекоммуникаций, современных средств связи, Интернета. Существует даже предположение, что вскоре физическое присутствие на выставке будет заменено «интерактивным» присутствием. Однако сторонников, что стремятся превратить выставки в обычную деловую процедуру, пока еще меньше, чем противников этой точки зрения, которые выступают за сохранение колорита выставочных мероприятий.

В течении веков выставки постепенно трансформировались из сферы узко торговых отношений в сферу многоплановых коммуникаций, что сделало их ареной острой конкурентной борьбы. Организация такого рода мероприятий допускает высокую степень профессионализма, требует своевременного планирования, наличия квалифицированного персонала, тесного сотрудничества всех работников предприятия, на которых возложенная общая ответственность за подготовку и осуществление участия предприятия на выставках.

Эти требования достаточно часто не выполняются на национальных выставках, которые являются поводом для обеспокоенности. Однако в то же время в Украине начинают прослеживаться благоприятные тенденции в развитии выставочной деятельности. В сфере отечественного выставочного бизнеса специалисты отмечают появление важных тенденций:
1) растет количество специализированных выставок в сравнении с универсальными (соответственно, 76% и 24%), что очень выгодно фирмам — экспонентам,
2) наблюдается рост числа украинских фирм, которые принимают участие в международных выставках,
3) стабильно растет интерес заграничных фирм к Украине.

Этот бурный рост выставочной активности в настоящее время свидетельствует о стремлении предпринимателей возобновить старые и найти новые хозяйственные связи и постепенно занять потерянные позиции на мировых рынках.